Comment rapidement concevoir des invitations professionnelles par email

Quand vous devez invitez vos clients ou les convives de vos clients, l’email est devenu une véritable alternative ou un complément indispensable au carton d’invitation « papier ». Mais envoyer des invitations par email nécessite de respecter quelques règles simples :

1- Un contenu clair, concis, précis.

Présentez vous et dites clairement que cet email est une invitation.
Présentez l’événement : donnez en une ou 2 phrases les points forts et tout l’interêt qu’auront vos invités à être présent.

Indiquez ensuite la date, l’heure et le lieu
Complétez éventuellement par un très très bref agenda.

Précisez alors les modalités de participation et de réponse.

N’en faites pas trop. Une invitation par email n’est pas le lieu ni le moment de faire votre promotion ou de racontez une histoire. L’attention de votre destinataire est limitée. Incitez le à répondre positivement à votre invitation et ne détournez pas son attention de ce but. Un site dédié ou une page de votre site internet sera plus adaptée à donner plus de détails sur vous et l’évènement.

2- Respectez les bonnes pratiques de l’emailing.

Votre email va être reçu par votre destinataire en même temps que beaucoup d’autres. Il faut donc veiller à être vu, ouvert lu et cliqué.

Objet : Le titre de votre invitation sera l’objet du mail. C’est cet objet qui fera que le destinataire ouvre votre email ou pas. Il doit donc être minutieusement réfléchi. Surtout si vous invitez des personnes que vous ne connaissez que très peu (des prospects, des clients de clients, ….)

Personnalisation : Si vous le pouvez, personnalisez le début du texte par le prénom/civilité et nom de votre invité.

Contenu : évitez les messages trop « pubeux », les termes trop agressifs qui pourraient laisser penser aux filtres antispam que vous êtes un mail non sollicité ou qui nuirait à la perception de votre invitation. La valeur proposée par votre évènement parle d’elle-même.

3- Design et efficacité.

Votre invitation n’a qu’un seul objectif : que vos destinaires répondent :YES ! Je serais là. (Mais encore plus qu’ils viennent réellement).

Pour cela, si vous avez respecté la structure évoquée au point 1, il vous reste à vous concentrer sur 2 aspects.
– Un bouton qui incite à cliquer pour répondre
– Une illustration qui, même si elle est très jolie, ne demande pas à aller trop bas dans le mail pour répondre.

Le bouton peut être dans l’image, l’ensemble de l’image peut être cliquable. Si vous avez déjà votre créa pour une invitation papier, et que vous souhaitez la reprendre, méfiez vous des formats verticaux trop longs. Pensez à la lecture d’un email. Une image trop longue vous oblige à scroller loin pour voir l’ensemble du message.

Si vous êtes dans ce cas, repensez votre invitation par e-mail lors de sa conception ou faites faire par votre agence une mise au format.

4- Facilitez la réponse

Envoyer une invitation par email prend tout son sens quand vous permettez une réponse rapide à vos invités. Certes, ils peuvent vous répondre par retour de mail. Mais vous devez compilez toutes les réponses et cela ne facilitera pas les relances. Le plus simple est que le bouton renvoie vers un formulaire en ligne qui permette de valider une réponse en un ou deux clics et idéalement sans avoir à ressaisir des données personnelles. Plus le système de réponse est simple et rapide, plus vos invités vous répondront et au plus tôt

5- Testez.

Ce point est peut être le plus important. Une fois imprimée un carton sera reçu et perçu tel que vous l’avez envoyé. Ce n’est pas forcément le cas pour une invitation mail. En fonction des logiciels utilisés et des réglages de chacun, les images pourront ne pas s’afficher, la largeur modifiée, etc…

Donc testez ! Envoyez l’invitation d’abord à vous même. Consultez là sur un ordinateur et votre mobile.

En fonction des outils et solutions que vous utiliserez, il est indispensable de chercher à savoir si vos emails ont bien été reçus, lus et cliqués. Vous pourrez ainsi relancer à bon escient et avec un message adapté ceux qui doivent être recontactés.

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